Gün sonu kapanışı nasıl yapılır? Kasadan muhasebeye adım adım
Gün sonu, servisin bittiği an değil, rakamların kapandığı andır. Kâğıt ve Excel ile yapılan kapanışlar hem geç biter hem de hata üretir; farklar bir sonraki güne, oradan da ay sonuna taşınır. Doğru bir gün sonunda POS'tan çıkan rapor tek doğruluk kaynağıdır.
Bu rehberde gün sonu kapanışının adımlarını, kapanış raporunda bulunması gerekenleri ve kasadan muhasebeye aktarımın nasıl işlediğini anlatıyoruz. Z raporuyla aynı olup olmadığı ve Z’den sonra satış yapılıp yapılamayacağı ayrı yazıda.
Gün sonu kapanışının adımları
Gün sonu beş adımda.
1. Açık adisyon kalmasın
Kapanıştan önce açık masa kalmadığını kontrol edin. Açık bırakılan adisyon ya ertesi günün cirosuna karışır ya da hiç tahsil edilmemiş olarak kalır. Paket siparişler için de aynısı geçerlidir.
2. Kapanış raporunu inceleyin
Kapanış raporu günün özetidir: ciro, adisyon sayısı, ortalama sepet ve iptal tutarı. Ödemeler türüne göre ayrılır: nakit, kart ve online.
3. Kasayı sayın
Çekmecedeki nakit sayılır ve sistemdeki nakit tahsilatla karşılaştırılır. Kart tahsilatı çekmeceyle değil, POS cihazının gün sonu raporuyla karşılaştırılır.
4. Farkı kaydedin
Fark varsa, küçük de olsa, kayda geçirin. Tek seferlik bir fark genellikle para üstü hatasıdır; tekrar eden bir fark ise süreç sorununa işaret eder.
5. Muhasebeye aktarın
Günün satışı ön muhasebeye tek bir gün özeti (Z) satırı olarak düşer. Elle yeniden girilmez.
Kapanış raporunda neler olmalı?
- Brüt ciro ve adisyon sayısı
- Ödeme türüne göre dağılım: nakit, kart, online
- İptal toplamı — gerekçeleri ve kimin yaptığıyla birlikte
- İndirim ve ikramlar — ayrı satırlarda
- Garson bazında satış, gerekiyorsa
- Açık adisyon uyarısı — kapanmadan önce sıfır olmalı
İş günü gece yarısı bitmez
Gece 01:00'e kadar açık bir restoranın cumartesi cirosu, pazar gününün ilk saatini de içerir. Takvim gününe göre kesilen bir rapor, en yoğun saatin cirosunu ertesi güne yazar. ari adisyon raporları ve muhasebe dönemlerini şubenin iş gününe göre hesaplar; gece yarısından sonra kapanan adisyon doğru güne düşer.
Kasa sayımı ile sistem mutabakatı
Mutabakat aynı gün yapılınca fark hâlâ açıklanabilir.
ari adisyon'un ön muhasebe modülündeki gün sonu mutabakatı, kasadaki para ile sistemdeki rakamın tutup tutmadığını aynı gün gösterir. Farkı gördüğünüz gün nedenini de hatırlarsınız.
Para üstü vermek ya da bozuk para almak için çekmeceyi satış olmadan açmak gerekebilir. Bunun için kasadaki "Çekmeceyi aç" düğmesi kullanılır ve her kullanımı kayda geçer. Çekmeceyi açmak için sahte bir ödeme girme alışkanlığı, kasayı denetlenemez yapan şeyin ta kendisidir.
Muhasebeye aktarım
Gün sonu satışınız ön muhasebeye her iş günü için tek bir özet satırı olarak düşer. Ödeme alındığında reçeteli ürünlerin malzemeleri stoktan düşer. Ay sonunda mali müşavirinize dönemin kayıtlarını Excel'de açılan bir CSV dosyası olarak verirsiniz. Ayrıntılar için ön muhasebe entegrasyonu yazımıza bakın.
Muhasebede silme yoktur, düzeltme vardır: yanlış bir kayıt, tersine bir kayıtla düzeltilir ve ikisi de görünür kalır. Mali müşavirinizin görmek istediği de tam olarak budur.
Paket servis varsa
Yemeksepeti gibi platformlardan gelen siparişlerde müşterinin online ödediği para kasaya girmez. Bu tutarın raporda ayrı bir sütunda görünmesi, kasa sayımının yalnızca çekmecedeki parayla karşılaştırılmasını sağlar. Ayrıntılar için paket servis ve salon cirosu tek raporda yazımıza göz atın.
Gün sonu kontrol listesi
Kasayı kapatmadan önce.
Sık sorulan sorular
İlk haftalarda eski yöntemi bırakmalı mıyım?
İlk birkaç gün eski yöntemle paralel gitmek mantıklıdır: iki sonucu karşılaştırırsınız, güven oluşunca kâğıdı bırakırsınız.
Kart tahsilatı neden çekmeceyle karşılaştırılmaz?
Çünkü kart ödemesi çekmeceye girmez. ari adisyon'da çekmece yalnızca nakit ödemede açılır; kart tutarı POS cihazının gün sonu raporuyla karşılaştırılır.
Sonuç
İyi bir gün sonu on dakika sürer ve ertesi sabaha soru bırakmaz. Anahtar, raporun kasadan otomatik gelmesi ve farkın aynı gün görülmesidir. ari adisyon'un raporları ve ön muhasebesi için özellikler sayfasına göz atın.