Lagerverwaltung für Café und Restaurant: Rezepturen, Inventur, Schwund und Kosten

In vielen Cafés wird das Lager nach Augenmaß geführt: Milch wird bestellt, wenn sie knapp wird, Kaffee bemerkt man, wenn er fast leer ist. Das scheint zu funktionieren — bis man am Monatsende fragt, wohin die Lücke zwischen Verkauf und Einkauf verschwunden ist.

Lagerverwaltung macht diese Lücke sichtbar. Dieser Beitrag erklärt automatische Abbuchung per Rezeptur, Inventur, Schwund und Kosten pro Artikel.

Warum das Lager mit dem Verkauf mitlaufen sollte

Wird das Lager von Hand geführt, gibt es zwei Aufzeichnungen: Verkäufe in der Kasse, Verbrauch in einem Heft — oder nirgends. Mit der Zeit laufen sie auseinander. Läuft das Lager mit dem Verkauf, bucht jeder verkaufte Artikel seine eigenen Zutaten ab; der Bestand ist so aktuell wie der Umsatz.

Der Weg einer Zutat: Lager, Verkauf, Inventur.

1. Rezepturen anlegen

Hinterlegen Sie für jeden Artikel eine Zutatenliste: Kaffee, Milch und Sirup für einen Latte; Brötchen, Patty, Käse und Soße für einen Burger. In ari adisyon werden bei Zahlung einer Rechnung die Rezepturmengen automatisch abgebucht; niemand schreibt einen Entnahmeschein. Wird die Zahlung erstattet, wird auch die Abbuchung zurückgenommen.

Sie müssen nicht alle Artikel auf einmal anlegen. Beginnen Sie mit den Bestsellern und den Artikeln mit den teuersten Zutaten; dort liegt der Großteil des Verlusts.

2. Wareneingang erfassen

Buchen Sie Lieferungen ins Lager. Mit hinterlegten Einkaufspreisen lassen sich die Kosten jeder Zutat — und damit jedes Artikels — berechnen. Bei mehreren Filialen werden Umlagerungen zwischen Filialen als eigene Bewegung erfasst.

3. Regelmäßig inventieren

Wie genau passt der Systembestand zum Regal? Eine regelmäßige Inventur beantwortet das. Tragen Sie die Zählung ein, zeigt das System die Differenz; nach Freigabe wird der Bestand korrigiert. Die Häufigkeit richtet sich nach dem Wert: wöchentlich für teure Zutaten, monatlich für den Rest.

Kurze Liste für den Inventurtag.

4. Schwund erfassen

Verschüttete Milch, verbranntes Brot, abgelaufene Ware … Schwund gibt es in jeder Küche; das Problem beginnt, wenn er nicht erfasst wird. Buchen Sie Schwund mit Grund als Lagerbewegung, schrumpft die unerklärte Inventurdifferenz. Was bleibt, ist der echte Verlust, dem man nachgehen sollte.

Jede Lagerbewegung — Zugang, Abgang, Schwund, Inventurkorrektur, Umlagerung — steht mit Grund und Zeitpunkt im Bewegungsjournal.

5. Mindestbestand-Warnungen nutzen

Setzen Sie für kritische Zutaten einen Schwellenwert. Fällt der Bestand darunter, erhalten Sie eine Warnung; Sie wissen es, bevor die Küche „ist alle“ ruft, und die Bestellung geht rechtzeitig raus.

6. Kosten pro Artikel sehen

COGS heißt Wareneinsatz. Mit Rezepturen und Einkaufspreisen werden Kosten und Rentabilität jedes Artikels ausgewiesen. Ihr Bestseller kann Ihr Artikel mit der niedrigsten Marge sein; Preise ohne diese Sicht festzulegen ist Raten. In der Buchhaltung zeigt der Bericht zur Wareneinsatzquote das Gesamtbild des Zeitraums.

Läuft das Lager mit dem Verkauf, werden Verluste sichtbar.

Wo anfangen?

1. Rezepturen für die 10 meistverkauften Artikel anlegen.
2. Anfangsinventur der zugehörigen Zutaten machen.
3. Eine Woche später erneut zählen und die Differenz ansehen.
4. Schwund erfassen zur Teamgewohnheit machen.
5. Den Rest der Karte schrittweise ergänzen.

Häufige Fragen

Wird bei Bestellung oder bei Zahlung abgebucht?

In ari adisyon wird bei Zahlung der Rechnung abgebucht. Eine stornierte Bestellung berührt das Lager nicht.

In welchem Paket ist die Lagerverwaltung?

Lagerverwaltung ist in den Paketen Standart und Kurumsal enthalten. Aktuelle Inhalte stehen auf der Preisseite.

Fazit

Lagerverwaltung ist kein Großprojekt, sondern ein paar Gewohnheiten: Rezepturen, Wareneingang, Inventur und Schwund. Regelmäßig gemacht, steht die Antwort auf „wohin geht das Geld?“ im Bericht. Die Lagerfunktionen von ari adisyon zeigt die Funktionsseite.