Restoran ve kafe için stok yönetimi: reçete, sayım, fire ve maliyet
Birçok kafede stok "gözle" yönetilir: süt azalınca sipariş verilir, kahve bitmek üzereyken fark edilir. Bu düzen işliyor gibi görünür, ta ki ay sonunda satışlar ile alımlar arasındaki farkın nereye gittiğini soruncaya kadar.
Stok yönetimi, bu farkı görünür kılar. Bu yazıda reçeteyle otomatik stok düşümünü, sayımı, fireyi ve ürün bazında maliyeti nasıl yöneteceğinizi anlatıyoruz.
Stok neden satışla birlikte hareket etmeli?
Stok elle tutulduğunda iki ayrı kayıt olur: satış kasada, malzeme çıkışı bir defterde ya da hiçbir yerde. İkisi zamanla ayrışır. Stok satışla birlikte hareket ettiğinde, her satılan ürün kendi malzemesini stoktan düşer; stok kaydı satış kadar güncel olur.
Malzemenin yolculuğu: depodan satışa, satıştan sayıma.
1. Reçete tanımlayın
Her menü ürününe malzeme listesi bağlayın: bir latte için kahve, süt ve varsa şurup; bir hamburger için ekmek, köfte, peynir ve sos. ari adisyon'da adisyonun ödemesi alındığında reçetedeki miktarlar stoktan kendiliğinden düşer; elle çıkış fişi yazmazsınız. Ödeme iade edilirse düşüm de geri alınır.
Reçetelere başlarken her ürünü aynı anda tanımlamak zorunda değilsiniz. En çok satan ve en pahalı malzemeyi kullanan ürünlerle başlayın; kaybın büyük kısmı oradadır.
2. Mal kabulü kaydedin
Tedarikçiden gelen malı stoğa girerek kaydedin. Alış fiyatı kayıtlı olduğunda, her malzemenin maliyeti ve dolayısıyla her ürünün maliyeti hesaplanabilir. Birden fazla şubeniz varsa şubeler arası transfer de ayrı bir hareket olarak kaydedilir.
3. Düzenli sayım yapın
Sistemdeki stok, raftaki stokla ne kadar örtüşüyor? Periyodik sayım bu sorunun cevabıdır. Sayımı girdiğinizde sistem farkı gösterir; sayım onaylandığında stok düzeltilir. Sayım sıklığını malzemenin değerine göre belirleyin: pahalı malzemeler için haftalık, diğerleri için aylık gibi.
Sayım günü için kısa bir liste.
4. Fireyi kaydedin
Dökülen süt, yanan ekmek, tarihi geçen malzeme… Fire her mutfakta olur; sorun kaydedilmediğinde başlar. Fireyi nedeniyle birlikte stok hareketi olarak girdiğinizde, sayımdaki açıklanamayan fark küçülür. Kalan fark, üzerinde durulması gereken gerçek kayıptır.
Her stok hareketi — giriş, çıkış, fire, sayım düzeltmesi, transfer — nedeni ve zamanıyla hareket defterinde durur.
5. Düşük stok uyarılarını kullanın
Kritik malzemeler için bir eşik belirleyin. Stok bu eşiğin altına düştüğünde uyarı alırsınız; mutfak "bitti" demeden önce haberiniz olur ve sipariş zamanında verilir.
6. Ürün bazında maliyeti görün
COGS, satılan malın maliyeti demektir. Reçete ve alış fiyatları kayıtlı olduğunda her ürünün size maliyeti ve kârlılığı raporlanır. En çok satan ürününüz en düşük kâr marjlı ürününüz olabilir; bunu görmeden menü fiyatı belirlemek tahminden ibarettir. Ön muhasebe tarafında gıda maliyet oranı raporu, dönemin toplam resmini verir.
Stok satışla birlikte hareket edince kayıp görünür olur.
Nereden başlamalı?
- En çok satan 10 ürünün reçetesini girin.
- Bu ürünlerin malzemelerinin açılış sayımını yapın.
- Bir hafta sonra yeniden sayın ve farka bakın.
- Fireyi kaydetmeyi ekibe alışkanlık hâline getirin.
- Menünün geri kalanını adım adım ekleyin.
Sık sorulan sorular
Stok ne zaman düşer, sipariş anında mı ödemede mi?
ari adisyon'da stok, adisyonun ödemesi alındığında düşer. İptal edilen bir sipariş stoğu etkilemez.
Stok yönetimi hangi pakette?
Stok yönetimi Standart ve Kurumsal paketlerde yer alır. Güncel paket içerikleri için fiyatlar sayfasına bakın.
Sonuç
Stok yönetimi büyük bir proje değil, birkaç alışkanlıktır: reçete, mal kabul, sayım ve fire kaydı. Bu dördü düzenli yapıldığında "para nereye gidiyor" sorusunun cevabı rapordadır. ari adisyon'un stok özellikleri için özellikler sayfasına göz atın.